Diş kliniğinde KVKK: hasta verisini doğru tutmak
Diş kliniği her gün hastaların sağlık bilgilerini işler: anamnez, röntgen, tedavi kayıtları. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) sağlık verisini "özel nitelikli kişisel veri" sayar ve ek koruma ister. Bu yazı genel bir özettir, hukuki danışmanlık yerine geçmez; kliniğinize özel durumlar için bir KVKK danışmanına başvurun.
Aydınlatma metni
Hasta, verilerinin hangi amaçla işlendiğini, kimlere aktarılabileceğini (örneğin çalıştığınız diş laboratuvarı) ve haklarını bilmelidir. Bunu anlatan aydınlatma metni hastaya ilk kayıtta verilmeli ve hastanın bilgilendirildiği kayıt altına alınmalıdır.
Açık rıza ne zaman gerekir?
Sağlık hizmetinin yürütülmesi için yapılan bazı işlemler kanunda ayrıca düzenlenmiştir; ancak hastaya pazarlama mesajı göndermek ya da verileri tedavi dışında bir amaçla kullanmak gibi durumlarda açık rıza gerekir. Hangi işlemin hangi hukuki sebebe dayandığını danışmanınızla birlikte belirleyin ve formlarınızı buna göre hazırlayın.
İmzalı formları dijital saklamak
Kâğıt formlar kaybolur, aranırken bulunamaz. Aydınlatma metni ve tedavi onam formlarının tablette imzalatılıp hasta kartına kaydedilmesi hem arşivi düzenler hem de "imzalandı mı?" sorusuna anında cevap verir. Formun hangi tarihte ve hangi metinle imzalandığı da saklanmalıdır.
Herkes her şeyi görmemeli
- Her çalışan kendi kullanıcı adı ve şifresiyle girmeli; ortak şifre kullanılmamalı.
- Asistan randevu ve hasta kartına erişebilir, ama ödeme ve finans bilgilerine erişmesi gerekmeyebilir.
- Kimin hangi kaydı ne zaman değiştirdiği kayıt altında tutulmalı.
- İşten ayrılan çalışanın erişimi aynı gün kapatılmalı.
Yedek ve veri güvenliği
Veri kaybı da bir güvenlik sorunudur. Veriler her gün otomatik yedeklenmeli, yedekler şifreli bağlantıyla taşınmalı ve klinik istediği an kendi verisinin bir kopyasını alabilmelidir. Bulut program kullanıyorsanız sağlayıcıya verilerin nerede tutulduğunu, yedekleme sıklığını ve sizinle bir veri işleme sözleşmesi yapıp yapmadığını sorun.
VERBİS kaydı
Veri sorumluları siciline (VERBİS) kayıt yükümlülüğü çalışan sayısı, mali büyüklük ve faaliyet türüne göre değişir. Kliniğinizin kayıt yükümlülüğü olup olmadığını güncel Kurul kararlarına göre danışmanınıza sorun.
GülümsePanel diş hekimi ve diş kliniği programıdır: hasta takip, diş şeması, randevu ve WhatsApp hatırlatma, hastanın telefondan onayladığı teklif, laboratuvar ve tahsilat takibi. Sınırsız hekim, yıllık 11.900 TL + KDV, 14 gün ücretsiz deneme.