Diş kliniği hasta takip programı: neleri takip etmeli?
Hasta takip programı, kliniğe gelen hastayı kaybetmemek için kullanılır. Randevu defteri "kim ne zaman gelecek"i söyler; hasta takibi ise "kim gelmesi gerektiği halde gelmiyor" sorusunu cevaplar. Gelirin büyük kısmı mevcut hastalardan geldiği için bu sorunun cevabı kliniğin cirosunu doğrudan etkiler.
Takip edilmesi gereken beş liste
- Kontrol zamanı gelenler. Son ziyaretinden belli bir süre (çoğu klinikte 6 ay) geçmiş ve ileri tarihli randevusu olmayan hastalar. Bu liste her hafta aranmalı.
- Yarım kalan tedaviler. Planı onaylanmış ama randevu almamış hastalar. Kanal tedavisi başlayıp kronu yapılmayan diş, en sık karşılaşılan örnektir.
- Teklif verilip cevap gelmeyenler. Tedavi planı gönderilmiş, hasta linki açmış ama onaylamamış. Bir hatırlatma mesajı çoğu zaman yeterlidir.
- Vadesi gelen taksitler. Gecikmiş ve önümüzdeki hafta vadesi gelen ödemeler. Kibar bir WhatsApp hatırlatması, telefonla aramaktan daha iyi sonuç verir.
- Laboratuvardan gelecek işler. Randevusu yaklaşan ama işi henüz gelmemiş hastalar. Bunu önceden görmek, hastayı boşuna getirmenizi önler.
Hasta kartında bulunması gerekenler
- Kimlik ve iletişim bilgileri, nereden geldiği (tavsiye, Google, Instagram).
- Sağlık geçmişi ve uyarılar: kan sulandırıcı, alerji, diyabet, hamilelik. Bunlar hastanın adının yanında görünmeli, her açılışta göze çarpmalı.
- Diş şeması, tedavi planı ve yapılan işler; hangi hekimin yaptığıyla birlikte.
- Ödemeler, taksitler ve kalan bakiye.
- İmzalanmış onam formları ve KVKK onayı.
- Klinik notlar ve hastanın en son ne zaman arandığı.
Haftalık rutin önerisi
Pazartesi sabahı asistan kontrol listesini ve yarım kalan tedavileri arar, sonucu ("ulaşıldı, randevu verildi", "ulaşılamadı") programa işler. Her akşam yarınki randevulara hatırlatma gönderilir. Ay sonunda hangi kaynaktan kaç yeni hasta geldiği ve kaç teklifin onaylandığı gözden geçirilir. Bu rutin, ek reklam harcaması olmadan boş koltuk saatlerini azaltır.
Kâğıt defter ve Excel neden yetmez?
Excel'de "6 ay önce gelmiş ve randevusu olmayan" hastayı bulmak her seferinde elle filtre ister; defterde bu neredeyse imkânsızdır. Hasta takip programı bu listeleri kendiliğinden çıkarır ve her hastanın yanına arama ya da WhatsApp düğmesi koyar. Asıl kazanç, listenin her gün güncel olmasıdır.
GülümsePanel diş hekimi ve diş kliniği programıdır: hasta takip, diş şeması, randevu ve WhatsApp hatırlatma, hastanın telefondan onayladığı teklif, laboratuvar ve tahsilat takibi. Sınırsız hekim, yıllık 11.900 TL + KDV, 14 gün ücretsiz deneme.