Diş hekimi randevu programı: gelmeyen hastayı azaltmanın yolları
Boş kalan bir koltuk saati geri gelmez. Diş kliniklerinde randevuya gelmeyen hasta oranı, hatırlatma yapılmadığında belirgin şekilde yükselir. İyi bir randevu programı bu oranı düşürmek için kurulur; sadece kimin ne zaman geleceğini yazmak için değil.
Takvim hekime göre ayrılmalı
Birden çok hekim çalışan klinikte tek sütunlu bir defter karışıklık yaratır. Takvim her hekim için ayrı sütun göstermeli, randevu süresi işleme göre otomatik gelmeli (muayene 30 dakika, kanal tedavisi 60 dakika gibi). Asistan yeni randevu verirken o hekimin boş saatlerini tek bakışta görmeli.
Randevunun bir durumu olmalı
Randevu "verildi" diye bırakılmamalı. Hasta geldiğinde "geldi", koltuğa alındığında "koltukta", iş bitince "tamamlandı" işaretlenmeli. Gelmeyen hasta "gelmedi" olarak kaydedilmeli. Bu sayede ay sonunda kaç randevunun boşa gittiği ve hangi hastaların sürekli gelmediği görülür.
Hatırlatma: en etkili tek adım
- Bir gün önce WhatsApp mesajı. SMS'e göre okunma oranı yüksektir ve hasta doğrudan cevap verebilir.
- Mesaj kısa ve kişisel olsun: "Merhaba Ayşe Hanım, yarın 14.30'daki randevunuzu hatırlatmak isteriz. Gelemeyecekseniz lütfen haber verin."
- İptali kolaylaştırın. Gelemeyeceğini önceden bildiren hasta, gelmeyen hastadan iyidir; o saati başkasına verebilirsiniz.
Programınız yarınki randevuların listesini her hastanın yanında hazır mesajlı bir WhatsApp düğmesiyle göstermeli. Asistan akşam beş dakikada bütün hatırlatmaları gönderebilmeli.
Boş saatleri doldurmak
İptal olan saat için aranacak hastalar zaten bellidir: kontrol zamanı gelmiş ya da tedavisi yarım kalmış hastalar. Randevu programı bu listeleri hasta takip ekranında hazır tutmalıdır. Son dakika iptalinde asistan listeden birini arayıp saati doldurabilir.
Telefondan randevu vermek
Hasta çoğu zaman kliniği WhatsApp'tan arar. Asistanın masaya dönmeden, telefondan takvime bakıp randevu verebilmesi gerekir. Programı seçerken randevu ekranının telefonda rahat kullanıldığını mutlaka deneyin.
Ay sonunda bakılacak üç sayı
- Verilen randevu sayısı ve bunların kaçının tamamlandığı.
- Gelmeyen ve iptal olan randevu sayısı.
- Yeni hasta sayısı ve nereden geldikleri (tavsiye, Google, Instagram).
Bu üç sayı, hatırlatmaların işe yarayıp yaramadığını ve reklam bütçesinin nereye gitmesi gerektiğini gösterir.
GülümsePanel diş hekimi ve diş kliniği programıdır: hasta takip, diş şeması, randevu ve WhatsApp hatırlatma, hastanın telefondan onayladığı teklif, laboratuvar ve tahsilat takibi. Sınırsız hekim, yıllık 11.900 TL + KDV, 14 gün ücretsiz deneme.